« Qui emploie le salarié néerlandais ? ». Telle est la question clé qui fait la différence. Est-ce vous ? Ou une autre société, une agence d’intérim, un gestionnaire de paie à l’international qui disposerait de ses propres bureaux localement ? Ces derniers types d’intermédiaire agissent en tant qu’employeur officiel de vos employés et prend toutes les décisions d’ordre salarial concernant vos employés.

Le terme Payroll est un anglicisme utilisé dans le langage courant aux Pays-Bas pour désigner la gestion de l’administration salariale. Il s’agit d’une relation de travail régulière entre un employeur et un employé, encadrée par un contrat de travail et soumise au droit du travail. Les employeurs peuvent choisir d’assumer eux-mêmes ces responsabilités. Ils peuvent aussi confier leur administration salariale à une entreprise spécialisée dans l’administration salariale, comme Interfisc. Or, optez-vous pour un bureau qui offre un service de « Payrolling », la personne qui travaille pour vous sur le marché néerlandais n’entre pas formellement en service chez vous, mais chez le bureau intermédiaire. Ces prestataires utilisent différents noms pour se décrire, tels que « solutions globales de paie », « service d’employeur officiel », « service de paie », « services parapluie ». N’oubliez pas que ce n’est pas le nom qui compte mais la question à savoir qui agit comme employeur formel!

Une entreprise qui a besoin d’employés recherche elle-même des candidats adéquats et les confie à une société de « payrolling ». Cela signifie que ce dernier emploie formellement les salariés et se charge des tâches administratives liées à cet emploi, y compris les assurances et les avantages sociaux nécessaires.

Le salarié signe un contrat de travail avec la société de « payrolling » – qui devient l’employeur officiel – au lieu d’un contrat de travail avec l’organisation pour laquelle il travaillera effectivement.

La société de « payrolling » vous facture le coût total plus une majoration, couvrant ainsi également ses risques en tant qu’employeur.

Étant donné que les frais facturés par les sociétés de « payrolling » sont également destinés à couvrir leurs propres risques, ce genre de services sont relativement onéreux. En outre, ils ne sont pas sans risques. Vous risquez de perdre votre meilleure carte, votre personnel, le jour où il regrettera de ne pas faire partie réellement de votre entreprise. 

Les salariés néerlandais sont généralement conscients du fait qu’une construction de payrolling devrait offrir plus de flexibilité qu’un contrat de travail normal aux Pays-Bas. Toutefois, la loi sur l’équilibre du marché du travail a limité cette flexibilité. Il est vrai que le payrolling facilite la résiliation du contrat de travail par les deux parties. Cela peut être à la fois un avantage et un inconvénient.

Les employés considèrent parfois que la décision de leur employeur de les embaucher par l’intermédiaire d’une société de « payrolling » est un signe de méfiance. Gardez à l’esprit que, sur ce marché du travail tendu, il est essentiel d’établir avec vos employés des relations basées sur la confiance et l’appréciation.

En outre, vous pouvez être tenu partiellement responsable si la société de « payrolling » ne respecte pas ses obligations de paiement à l’égard de votre personnel ou de l’État.

En résumé, nous pensons qu’une construction de « payrolling » est particulièrement utile pour une entreprise qui a besoin de recruter du personnel de manière flexible. Par exemple, en cas de pic temporaire de la charge de travail. Lorsque la charge de travail diminue à nouveau, vous pouvez généralement dire au revoir au personnel relativement facilement. Toutefois, si vous souhaitez établir une relation de confiance à long terme avec vos employés et assurer ainsi la réussite de votre entreprise aux Pays-Bas, ce n’est peut-être pas la meilleure solution. 

Vous pouvez également mettre en place votre propre système de paie afin de pouvoir payer les employés que vous avez engagés vous-même. Dans ce cas, vous êtes l’employeur officiel, vous avez le contrôle et vous pouvez décider en toute indépendance des avantages primaires et secondaires que vous leur offrez. Il s’agit de contrats de travail réguliers entre un employeur et son personnel, y compris le calcul, la déclaration et le versement du précompte professionnel et des cotisations de sécurité sociale (comme le précompte professionnel est versé à l’administration fiscale belge et la sécurité sociale à l’ONSS).

Les employeurs peuvent choisir de confier à un bureau administratif la gestion des salaires et du personnel résultant de ces contrats de travail, ou ils peuvent décider d’effectuer eux-mêmes tous les travaux comptables et administratifs nécessaires. Il en va de même pour l’administration des assurances et des avantages sociaux. Il n’existe pas aux Pays-Bas de secrétariats sociaux tels qu’on les connaît en Belgique, bien qu’Interfisc ait été créé par un Belge en 1972 et ait donc été le premier “secrétariat social belge aux Pays-Bas”.

Oui, c’est tout à fait possible. Les entreprises étrangères employant des Néerlandais peuvent établir leur propre gestion des salaires aux Pays-Bas

En pratique, on conseille souvent aux entreprises qui souhaitent explorer le marché néerlandais avec leur propre employé de l’embaucher par le biais du « payrolling ». Une entreprise non-résidente n’aurait en effet pas les moyens de souscrire une assurance locale pour son employé, couvrant les risques tels que maladie et accident du travail.  

Cependant, le « payrolling » n’est pas la panacée, et une autre solution, plus simple, s’offre à vous.

Interfisc offre aux entreprises étrangères la possibilité, avec ou sans structure aux Pays-Bas, d’établir un contrat de travail directement avec ses employés.

Si vous êtes établi en Belgique et que vous employez du personnel aux Pays-Bas, vous pouvez également vous assurer contre les risques susmentionnés par l’intermédiaire d’Interfisc et jouer le rôle d’employeur à part entière, tandis que nous nous chargeons de toutes les tâches administratives.

Outre la gestion des salaires et des assurances, Interfisc propose une solution pour l’encadrement des congés de maladie, qui est une obligation légale. Les entreprises étrangères doivent également remplir cette fonction pour leurs employés aux Pays-Bas, mais elles peuvent faire appel à Interfisc pour remplir cette fonction à leur place.

De nombreux cabinets comptables proposent d’établir les fiches de paie pour vous, mais la plupart n’offrent pas de conseils en matière de congés de maladie. L’assurance n’est généralement pas incluse non plus, car la plupart des compagnies d’assurance n’acceptent pas les entreprises étrangères comme clientes. Toutefois, ces éléments importants sont nécessaires pour vous donner l’assurance que vous êtes en parfaite conformité avec les lois et règlements néerlandais, tout en limitant vos risques financiers.

Les risques financiers au travail concernent principalement l’absentéisme et les accidents. Les employeurs qui emploient du personnel aux Pays-Bas doivent se comporter en “bon employeur”, même s’ils ne sont pas établis aux Pays-Bas. La notion de “bon employeur” est inscrite dans la loi et prévoit, entre autres, qu’un employeur doit faire le maximum pour prévenir ou limiter les dommages (financiers) subis par ses employés. Cette loi prévoit notamment l’obligation pour l’employeur de souscrire une assurance appropriée qui indemnise les employés des dommages subis à la suite d’un accident.

Interfisc propose des solutions pour les risques suivants :

• Indemnités de maladie: pas de remboursement par l’État en cas de maladie < 104 semaines
  
  
• Frais en cas d’accident ou d’incapacité de travail de longue durée
  Par ailleurs, dans le cadre des “bonnes pratiques en matière d’emploi”, les employeurs assument de plus en plus souvent les coûts résultant des accidents ou maladies de leurs employés. Et ce même si l’accident ou la maladie n’est pas directement lié au travail. Ainsi, l’employeur peut être tenu pour responsable pour ne pas avoir pris des mesures permettant d’éviter l’accident ou la maladie. La plupart des employeurs néerlandais couvrent ces risques en souscrivant une assurance accident (remboursement des frais) et une assurance invalidité (couverture de la perte de salaire, qui peut s’élever à 20 ou 30 % du dernier salaire gagné).

Trois situations peuvent se présenter lors d’un accident :

1. un décès inattendu,
2. une perte de fonction permanente (invalidité), ou
3. une invalidité de longue durée.

Quelques exemples et calculs :

• Remboursement de frais
  À la suite d’un accident de travail, votre employé perd une jambe. Il doit alors faire face à des adaptations de son domicile et à des frais médicaux plus élevés. Par exemple, un monte-escalier à la maison, des adaptations à la voiture et une prothèse de jambe. Le travailleur vous réclame des dommages et intérêts en tant qu’employeur responsable.

Perte de salaire

• Un salarié âgé de 40 ans et percevant un salaire annuel de € 80.000 est déclaré totalement invalide et perçoit des indemnités d’un montant maximal de € 50.217,50, soit 75 % du salaire maximum de la sécurité sociale (baisse de revenu de près de € 30.000).
• Le salarié est déclaré inapte au travail à 50 % et est tenu d’utiliser sa capacité de gain restante. S’il en utilise moins de 50 %, son allocation sera réduite. Supposons que le salarié n’utilise pas entièrement sa capacité de gain restante (< 50 %). Son salaire précédent était de € 80.000,00 €. Sa capacité de gain restante est maintenant de € 40.000,00. Il en utilise 20 %, ce qui signifie qu’il gagne € 8.000,00 par le travail. L’allocation du salarié est réduite, ce qui ramène son revenu total à € 16.744,60. La perte de revenus s’élève à € 63.226,00.
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